住民票・印鑑証明書のアポスティーユ｜取り方・マイナンバーの注意・海外在住者の代わりの書類

住民票の写しと印鑑証明書（印鑑登録証明書）は、市区町村や法務局が公印を押して発行する公文書です。そのため、ハーグ条約の締約国に出すときは公証役場を通さず、外務省で直接アポスティーユを受けられます（郵送申請可・手数料無料・発送まで原則3開庁日）。海外の銀行口座や投資の住所証明、海外の相続手続き、海外の不動産の売買・登記で求められることが多く、当事務所でも依頼の多い書類です。注意点は3つ。発行日から3か月以内の原本しか認証されないこと、住民票にマイナンバー（個人番号）を載せないこと、訳文を付けると私文書の扱いになり、そのまま外務省に出してもアポスティーユが付かないため、翻訳者の宣言書で公証役場を通すことです。本記事では、外務省・法務局・市区町村の公表情報にもとづき、取り方から認証・翻訳・海外在住者の代わりの書類まで整理します。

※本記事は、外務省「公印確認・アポスティーユ」各ページ（2026年9月18日更新）、法務局「登記手数料（令和7年4月1日〜）」、外務省「在外公館における証明」（2026年7月9日更新）、東京都港区の住民票・印鑑登録の案内などをもとにした2026年9月30日時点の一般的な解説です。提出先が求める書類の種類・記載事項・有効期限・翻訳の要否は国や機関ごとに異なるため、必ず提出先の指示を確認してください。

結論：住民票・印鑑証明書は外務省で直接アポスティーユ、訳文を付けるなら公証役場経由

最初に、提出先の国がハーグ条約の締約国か、そして訳文を求められているかで手続きが分かれます。

提出先が締約国かどうかはハーグ条約加盟国一覧で確認できます。中国は2023年11月7日から、ベトナムは2026年9月11日から締約国です（ベトナム向け文書）。タイは2027年2月28日にアポスティーユへ切り替わるため、それまでは公印確認＋領事認証です（タイ向け文書）。

住民票・印鑑証明書が海外で求められる場面

住民票は「日本の住所」を、印鑑証明書は「登録した印鑑が本人のものである」ことを公的に示す書類です。海外では次のような場面で、アポスティーユ（または領事認証）を付けた原本を求められます。

どの書類を、本人分だけか世帯全員か、本籍や続柄を載せるか、訳文が要るかは、提出先の指示が最優先です。指示がない場合は、この後の章の「記載事項の選び方」を目安にしてください。

印鑑証明書が本当に必要かは提出先に確認してください。印鑑の制度があるのは韓国・台湾・中国などで、印鑑の制度がない国（アメリカ・イギリス・オーストラリア・シンガポールなど）では、そもそも印鑑証明書を求められず、委任状などへの署名を公証人が認証する形で足りる場合があります。提出先から「印鑑証明もあれば」と言われたものの印鑑登録をしていない場合は、必要性を確かめてから登録します。

住民票の写しの取り方と記載事項の選び方

請求できる人と方法

住民票の写しは、住民登録をしている市区町村で本人または同じ世帯の人が請求できます。別世帯の人（家族や当事務所のような代理人）が請求する場合は、本人が自署した委任状の原本と代理人の本人確認書類が必要です。請求方法は、窓口、郵送（本人確認書類の写し・定額小為替・返信用封筒を同封）、マイナンバーカードを使ったコンビニ交付、自治体によってはオンライン申請があります。

手数料は自治体ごとに異なり、窓口・郵送は多くの市区町村で1通200〜400円、コンビニ交付はそれより安い自治体が多くあります。郵送請求の可否や必要書類も自治体ごとに違うため、お住まいの市区町村のサイトで確認してください。海外在住で日本に住民登録がない人は住民票を取れません（後述の「海外在住で住民票・印鑑登録がない場合」を参照）。

記載事項の選び方：マイナンバーは載せない

住民票の写しは、請求時に世帯全員か一部か、世帯主・続柄、本籍・筆頭者、マイナンバー（個人番号）、外国籍の人は国籍・在留資格を載せるかどうかを選べます。海外提出用の目安は次のとおりです。

マイナンバー入りの住民票を代理人が請求した場合、自治体は本人の住所宛てに郵送する扱いで、代理人に手渡しません（港区の例）。海外提出用に代理取得を依頼する場合も、マイナンバーなしで請求します。

発行日から3か月以内・原本・公印（印鑑証明書も同じ）

外務省が認証するのは、発行日から3か月以内で、発行機関（発行者）名が記載され、公印が押された原本だけです。コピーや、ホチキスを外した跡・書き込みのあるものは受け付けられません。住民票に法律上の有効期限はありませんが、外務省の3か月に加えて、提出先が「発行後3か月以内」「6か月以内」と別に定めていることが多いため、認証を受けてから提出するまでの日数も見込んで取得します。

コンビニ交付の住民票・印鑑登録証明書は、公印の印影が印刷された用紙で交付されます。外務省の要件は「公印が押されていること」ですが、コンビニ交付のものが受け付けられた実績が当事務所にはないため、窓口または郵送で交付された原本でのご依頼をお願いしています。コンビニ交付のものを使いたい場合は事前にご相談ください。

印鑑証明書の取り方：個人は市区町村、会社は法務局

「印鑑証明書」には、個人の印鑑登録証明書（市区町村が発行）と、会社・法人の印鑑証明書（法務局が発行）の2種類があります。どちらも公文書なので、外務省で直接アポスティーユを受けられます。

個人の印鑑登録証明書（市区町村）

印鑑登録は、その市区町村に住民登録がある15歳以上の人ができます。登録は窓口で行い、マイナンバーカード・運転免許証・パスポートなど顔写真付きの本人確認書類を持参すれば即日登録、それ以外は自宅に照会書が郵送される方式です（港区の例。登録手数料は無料）。証明書の請求には印鑑登録証（カード）の提示が必須で、代理人が請求する場合も印鑑登録証があれば委任状は不要です（登録者本人の住所・氏名・生年月日を正確に記入）。港区をはじめ郵送請求に対応していない自治体が多く、マイナンバーカードがあればコンビニ交付が使えます。

会社・法人の印鑑証明書（法務局）

会社の印鑑証明書は、法務局に届け出た代表者印（会社実印）の証明で、全国どの法務局でも請求できます。誰でも請求できる履歴事項全部証明書と違い、印鑑カードの提示（郵送請求でも同封）が必要で、印鑑提出者（代表者）の氏名・生年月日を記入して請求します。手数料は令和7年4月1日からの額で、書面請求1通500円、オンライン請求・郵送受け取り450円、オンライン請求・窓口受け取り420円です。海外の会社設立や口座開設では、履歴事項全部証明書（会社謄本）と一緒に求められることが多く、当事務所では2通目以降1通につき3,000円＋税の加算で同時に認証できます。

外務省でアポスティーユを受ける方法（訳文を付けない場合）

住民票・印鑑証明書を訳文なしでそのまま提出する場合は、原本を外務省（東京の外務本省または大阪分室）に送れば、アポスティーユ（非締約国向けは公印確認）を受けられます。手数料は無料、交付は郵送のみです。

申請書は日本語または英語で記入し、提出国が同じで当事者と公印名が同じなら申請書は1枚で複数通を申請できます。提出国が違う場合は国ごとに申請書を分けます。返送先は申請者（差出人）の住所に限られ、申請者と異なる人や住所には返送されません。会社名義の書類を社員が自宅から申請するときは社員証の写しなどを同封します。予備・保管目的の申請は受け付けられません。

不備があると外務省から申請書の電話番号に連絡が入るため、日中につながる番号を書きます。海外在住の人は、日本国内の家族か当事務所のような代理人を通じて申請します。

訳文を付けて認証する場合：翻訳者の宣言書で公証役場を通す

海外の銀行や登記機関は、日本語の住民票・印鑑証明書に英訳（または現地語訳）を付けるよう求めることが多くあります。ここで注意が必要なのは、外務省のチェックシートにあるとおり、公文書に訳文を添付すると私文書の扱いになることです。つまり「住民票の原本＋訳文」をそのまま外務省に出してもアポスティーユは付きません。

標準的な進め方は、翻訳者が「原本を正確に翻訳した」と宣言する宣言書に訳文と原本を添付し、公証役場で公証人の認証（外国語の宣言書は12,500円）を受けたうえで、法務局長の公証人押印証明と外務省のアポスティーユを順に取る方法です。東京都・神奈川県・大阪府・愛知県・福岡県・静岡県・宮城県・北海道（札幌法務局管内）の公証役場ではワンストップサービスで、公証人の認証からアポスティーユまでを一度に取得でき、法務局や外務省に出向く必要がありません。

提出先によっては「訳文は現地の公認翻訳者が作ること」「原本のアポスティーユだけで足りる」と指示されることもあります。中国では、提出先によって中国国内の翻訳会社（翻訳専用章のある業者）の訳文を指定される場合があります。翻訳を発注する前に、提出先に訳文の要件を確認してください。当事務所の翻訳は英語・中国語に対応しています。韓国語などほかの言語は、当事務所では原本のアポスティーユのみをお受けし、訳文は提出先の国で付けていただいています。日本で訳文まで付けたい場合は翻訳者の手配をご相談ください。

通数の数え方は、宣言書1つにつき1通です（原本と訳文を1つの宣言書にまとめれば1通扱い）。住民票と印鑑証明書の両方に訳文を付ける場合は宣言書が2つになり、翻訳料と公証人の手数料もそれぞれにかかります。訳文を付けない書類は外務省に直接申請するため、公証人の手数料はかかりません。

提出国ごとの注意点

海外在住で住民票・印鑑登録がない場合の代わりの書類

海外転出届を出すと住民票は「除票」になり、印鑑登録も抹消されます。海外の金融機関などから「日本の住所証明」を求められても、転出済みの人に現在の日本の住所はありません。そのため、現在の住所（海外）を示す在留証明で足りるのか、転出前の日本の住所を示す除票が要るのかを提出先に確認し、次の書類を組み合わせます。

除票（本人分）や戸籍の附票は、本人が自署した委任状の原本（コピーやPDFを受け付けない自治体が一般的）を国際郵便で送っていただければ、日本のご家族や当事務所が代理で請求できます。マイナンバーは記載なしで請求します。請求の要件は市区町村ごとに異なるため、事前に確認してください。外務省への申請は国内の代理人が申請者として行い、認証済みの書類は申請者（＝代理人）の住所に返送されるため、そこから海外へ送ります。

在留証明・署名証明にアポスティーユまで求められるかは提出先によります。求められた場合も、外務省への申請は国内の代理人を通します。海外の相続で日本の相続人に「印鑑証明書」を求められた場合、日本に住民登録がある相続人は印鑑証明書、海外在住の相続人は署名証明を使い分けます。

当事務所の取得代行：住民票の取得から翻訳・アポスティーユ・海外発送まで

当事務所（東京・麻布十番のロイヤルパートナーズ行政書士事務所）では、住民票・印鑑証明書のアポスティーユ・領事認証を、全国・海外からお受けしています。住民票は委任状をいただければ当事務所が市区町村へ郵送請求して取得します。印鑑登録証明書は印鑑登録証（カード）の提示が必要で、多くの自治体で郵送請求ができないため、お客様（または国内のご家族）に取得していただき、原本をお送りください。

納期の目安は、ご入金と原本が当事務所にそろった日（住民票を取得代行する場合は届いた日）から、訳文なしのアポスティーユで平日5〜6営業日以内の発送、訳文ありは翻訳3営業日程度（枚数によります）＋公証役場でのアポスティーユ3営業日で合計平日5〜6営業日程度の発送です。領事認証は大使館の日数が加わります。詳しくはご利用料金をご覧ください。

よくある質問

住民票にマイナンバーが載っていると認証できませんか？

外務省の要件（発行3か月以内・発行機関名・公印）を満たせば認証の対象ですが、マイナンバー入りの住民票は本人・同一世帯員しか請求できず、番号法で利用範囲が限定されています。海外の提出先や外務省の申請に個人番号は通常不要で、当事務所はマイナンバーの記載がない住民票でお受けしています。

コンビニで取った住民票・印鑑登録証明書でもアポスティーユは付きますか？

コンビニ交付のものが受け付けられた実績が当事務所にはないため、窓口または郵送で交付された原本でのご依頼をお願いしています。使いたい場合は事前にご相談ください。

発行から3か月を過ぎた住民票・印鑑証明書は使えますか？

外務省は発行日から3か月を過ぎた公文書を原則受け付けません。住民票・印鑑証明書は何度でも発行できるため、取り直してください。提出先が「発行後6か月以内」など別の期限を設けている場合は、認証後に提出するまでの日数も見込んで取得します。

住民票の英語版はありますか？

市区町村は日本語の住民票しか発行しません。英訳が必要な場合は、翻訳者の宣言書に訳文と原本を添付して公証役場で認証を受け、アポスティーユを取ります。当事務所では英語・中国語の翻訳から認証までをまとめてお受けしています。

海外に住んでいて住民票がありません。住所証明はどうすればよいですか？

住所地を管轄する日本国大使館・総領事館で在留証明を取ります。転出前の日本の住所が必要なら、最後に住民登録をしていた市区町村の住民票の除票を取ります。アポスティーユまで求められた場合は、外務省への申請が日本国内からしかできないため、国内の代理人を通して申請します。

印鑑証明書の取得も代行してもらえますか？

個人の印鑑登録証明書は印鑑登録証（カード）の提示が必要で、多くの自治体で郵送請求ができないため、当事務所では取得代行をしていません。お客様または国内のご家族が窓口で取得し、原本をお送りください。住民票の写しは委任状をいただければ郵送で取得代行します。会社の印鑑証明書は印鑑カードが必要なため、会社でご取得ください。

住民票と印鑑証明書、戸籍謄本をまとめて依頼すると料金はどうなりますか？

アポスティーユ取得代行16,000円＋税に、2通目以降は1通につき3,000円＋税の加算です。訳文を付ける場合は、書類ごとに翻訳料と公証人の手数料がかかります。書類の種類と通数、提出先をお知らせいただければ総額をお見積りします。

まとめと依頼方法

• 住民票の写し・印鑑証明書（個人は市区町村、会社は法務局）は公文書。締約国向けは外務省で直接アポスティーユ（無料・原則3開庁日後に発送）、非締約国向けは公印確認＋領事認証
• 外務省が認証するのは発行日から3か月以内の原本だけ。住民票はマイナンバーなしで取る
• 訳文を付けると私文書扱いになるため、翻訳者の宣言書で公証役場を通す（ワンストップ対応の公証役場ならアポスティーユまで一度に取得）
• 海外在住者は住民票・印鑑登録がないため、住民票の除票・戸籍の附票・在留証明・署名証明で代える
• 外務省の東京窓口は2026年10月5日からオンライン予約制。海外からの郵送申請はできないため、国内の代理人を通す

参考（一次情報・出典）

• 外務省：申請手続きガイド1 証明できる書類（2026年9月18日更新）
• 外務省：申請手続きガイド2 申請の流れ（2026年9月18日更新）
• 外務省：申請手続きガイド3 申請方法・必要書類
• 外務省：申請手続きガイド4 申請前のチェックシート
• 外務省：公印確認・アポスティーユ よくあるご質問（2026年9月18日更新）
• 外務省：在外公館における証明（在留証明・署名証明、2026年7月9日更新）
• 法務局：主な登記手数料（令和7年4月1日〜）
• 港区：住民票の請求・閲覧の手続き
• 港区：印鑑登録・証明書の請求
• 港区：手数料一覧
• 日本公証人連合会：公証事務 手数料（公証人手数料令）

本記事の手数料・所要日数は2026年9月30日時点の公表情報にもとづきます。市区町村の手数料は自治体ごとに異なります。