アポスティーユの申請書は、外務省の様式「アポスティーユ申請書・委任状」を使います。提出先国名・通数・書類の発行年月日・発行者の肩書と氏名を書き、代理人が申請するときは同じ用紙の下の委任状欄に、委任者本人が自署します。押印は不要です。公印確認の申請書とは別の様式なので、取り違えに注意してください。
私文書や翻訳を付けた書類は、外務省に出す前に公証役場で認証を受けます。このとき翻訳者が署名するのが「宣言書（Declaration）」です。このページでは、申請書の入手方法、項目ごとの書き方（記入例）、委任状、宣言書の作り方をまとめます。
※本ページは、外務省「申請書・委任状のダウンロード」「申請手続きガイド」1〜3、「よくあるご質問」（いずれも2026年9月18日更新）、外務省のアポスティーユ申請書（令和8年1月更新版）、日本公証人連合会「外国文認証」をもとに、2026年10月12日時点で作成しています。記入例の氏名・住所などは架空のものです。
申請書は2種類：アポスティーユと公印確認
| 様式 | 使う場面 | 外務省の証明のあと |
|---|---|---|
| アポスティーユ申請書・委任状（APOSTILLE） | 提出先がハーグ条約（認証不要条約）の締約国で、アポスティーユを求めている | そのまま提出先へ |
| 公印確認申請書・委任状（AUTHENTICATION） | 締約国でない国に出す場合、または締約国でも領事認証を求められた場合 | 駐日大使館・総領事館で領事認証 |
アポスティーユ申請書には「認証不要条約の締約国（地域）から求められている場合のみ申請できます」と書かれています。どちらを使うか迷う場合は、提出先にどの証明が必要かを確認してから申請します（違いは公印確認・領事認証とアポスティーユの違い）。
申請書の入手方法
- ダウンロード：外務省のページからPDFとExcelを入手できます（アポスティーユ申請書 PDF・Excel）。複数の申請をするときはコピーして使えます
- 窓口：大阪分室の窓口に備え付けがあります
- 郵送で取り寄せる：提出先国名・申請書の種類・必要部数を書いたメモ（様式は自由）と、切手を貼り住所と宛名を書いた返信用封筒を、外務本省（東京）か大阪分室に送ります
申請書の書き方（記入例）
申請書の上半分が申請書、下半分が委任状です。申請者が記入する主な項目と記入例は次のとおりです。
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 日付 | 申請する日。西暦で書く | 2026年10月15日 |
| 郵便番号・住所 | 申請者の住所（日本国内） | 〒100-0000 東京都千代田区〇〇1-2-3 |
| 申請者の区分 | 本人／代理人（業務）／代理人（個人）のどれか1つにチェック | 本人 |
| 所属・肩書 | 代理人（業務）の場合だけ。社名と肩書 | ― |
| 申請者／代理人の氏名・電話番号 | 窓口に来る人、または郵送で申請する人 | 山田 太郎 090-0000-0000 |
| 提出先国名 | 書類を出す国。申請書1枚につき1か国 | アメリカ合衆国 |
| 公文書の通数 | 証明を受ける書類の数 | 1 |
| 発行年月日 | 書類の発行日（発行から3か月以内） | 2026年10月1日 |
| 書類発行者の肩書・氏名 | 書類に押された公印の名義人 | 千代田区長 〇〇 〇〇 |
「受理番号」「証明日付」や書類の種類のチェック欄など、外務省の記入欄には何も書きません。
発行者の肩書・氏名の書き方
書類に押されている公印の名義を、そのまま書き写します。
| 書類 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 戸籍謄本・住民票 | 市区町村長の肩書と氏名（例：〇〇市長 〇〇 〇〇） |
| 登記事項証明書（会社謄本） | 法務局の登記官（例：〇〇法務局 登記官 〇〇 〇〇） |
| 公証役場で認証を受けた私文書・訳文付きの書類 | 公証人（例：東京法務局所属公証人 〇〇 〇〇）か、公証人押印証明をした法務局長（例：東京法務局長 〇〇 〇〇）のどちらかを選ぶ。提出先に指定がないか確認する（ワンストップの場合は公証役場の案内に従う） |
1枚にまとめられる範囲
提出国・書類の当事者・発行者（公印の名義）が同じなら、1枚の申請書にまとめられます。提出国が違う場合は国ごとに申請書を分けます。発行者が違う書類（例：戸籍謄本と会社謄本）は、申請書を分けます。
委任状の書き方
代理人が申請するときは、申請書の下半分の委任状欄を使います。別に用意した委任状（様式は自由）でも受け付けられます。ただし、次の場合は委任状が要りません（外務省「申請手続きガイド3」）。
- 旅行代理店・弁護士・行政書士・司法書士などが業務として申請する場合（窓口では身分証明書、郵送では資格を示す身分証明書の写しを付け、返送先は勤務先）
- 会社・組合などの名義の書類を、その社員が申請する場合（社員個人の戸籍謄本などは委任状が必要）
- 親権者が未成年の子の書類を申請する場合（書類に親権者であることが書かれていなければ、戸籍謄本の写しなど親子関係が分かる書類を付ける）
それ以外の代理申請では、次の点に注意します。
- 委任者（Ⓑ）の直筆の署名が必要です。押印は不要です
- 委任状は写しでも可とされています（外務省「よくあるご質問」）
- 委任者の住所と、連絡先（携帯電話）を書きます
- 代理人（Ⓐ）は申請書の上半分に氏名と電話番号を書きます
- 代理人（業務）：会社・代理業者として申請する場合は、会社名などを書き、資格を証するものの写しを付けます。該当するものがなければ「代理人（個人）」として申請します
海外に住んでいる方は、署名した委任状の写しを日本の家族に送れば、代理で申請してもらえます。行政書士などに依頼する方法もあります。外務省は海外からの郵送申請を受け付けず、返送先も日本国内の住所に限られます。
宣言書（Declaration）の作り方
宣言書は、外務省の申請書ではなく、公証役場で認証を受けるために私文書として作る書面です。日本公証人連合会は、公文書に訳文を付けて提出したい場合の方法として、翻訳した人が「日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した」旨の宣言書を作って署名し、訳文と公文書を添付して、その宣言書に公証人の認証を受ける方法を案内しています。
宣言書が必要になる場面
- 戸籍謄本や会社謄本に訳文を付けて一緒に証明してほしい場合（翻訳と公証）
- 公文書の写しについて証明を求められた場合（会社の代表者などが「添付の写しは原本の真正な写しである」旨の宣言書を作る方法がある）
宣言書の構成（英文の例）
公証役場によって求める書き方が違うため、事前に公証役場へ確認します。一般的な構成は次のとおりです。
| 部分 | 内容の例 |
|---|---|
| 表題 | DECLARATION |
| 宣言の文 | I, Taro Yamada, hereby declare that I am fluent in both Japanese and English, and that the attached English translation is a true and faithful translation of the attached Japanese document (Certificate of All Matters in the Family Register). |
| 日付 | October 15, 2026 |
| 署名 | 翻訳者本人の署名（公証人の面前で署名するか、署名済みのものを公証人の前で自分の署名だと認める） |
| 氏名・住所 | 翻訳者の氏名と住所 |
| 添付 | 原本（公文書）と訳文。ホチキスで綴じる |
公証役場での手続きと費用
- 翻訳者本人が公証役場に行き、本人確認書類を示して認証を受けます。委任状を付けて代理人が行く方法（代理認証）もありますが、提出先が本人の面前での認証を求める場合があります
- 公証人の手数料は、金額の記載がない書面の署名認証で1件6,500円、外国語の書面は6,000円が加算されます（公証人手数料令。議事録や宣誓認証などは別の額）。英文の宣言書なら12,500円が目安です
- 北海道（札幌法務局管区内）・宮城・東京・神奈川・静岡・愛知・大阪・福岡の公証役場では、公証人の認証から外務省のアポスティーユまで一度に受けられます（ワンストップサービス）。この場合、外務省の申請書は公証役場の案内に沿って用意します
申請書でよくある間違い
- 公印確認の申請書で出す：締約国に出すのに公印確認の申請書を使うと、アポスティーユではなく公印確認になります
- 提出先国名を空欄にする・複数の国を書く：1枚につき1か国です
- 発行者を申請者の名前にする：発行者は書類に公印を押した機関（市区町村長・登記官・法務局長など）です
- 委任状の署名を代理人が書く：委任者の直筆の署名が必要です
- 返送先を海外にする：日本国内の申請者住所にしか返送されません
よくある質問
アポスティーユ申請書は英語で書いてもいいですか？
外務省の申請書は日本語と英語の併記で、どちらで書いても申請できます。
申請書の記入例はどこにありますか？
外務省の「申請書・委任状のダウンロード」のページに様式があります。このページの記入例は、様式の項目に沿って当事務所が作成したものです。
委任状に印鑑は必要ですか？
不要です。委任者本人の直筆の署名が必要です。署名した委任状は写しでも受け付けられます。
宣言書のひな形はありますか？
公証役場ごとに求める書式が違うため、決まったひな形はありません。翻訳を付ける書類と提出先を伝えて、公証役場に確認してください。当事務所にご依頼の場合は、宣言書の作成も料金に含めています。
申請書の作成から代行します（当事務所）
当事務所（特定行政書士 佐藤大河）は、申請書・委任状の作成、宣言書の作成、翻訳、公証役場・法務局・外務省での手続き、返送後の発送までまとめてお引き受けします。
| サービス | 料金（1件あたり） |
|---|---|
| アポスティーユ取得代行（申請書の記入代行・宣言書作成を含む） | 17,600円（税込） |
| 領事認証取得代行（外務省の公印確認＋駐日大使館の領事認証） | 28,600円（税込） |
| 書類が2通以上の場合の加算 | 2通目以降1通につき3,300円（税込） |
| 翻訳（英語・中国語） | A4サイズ1枚あたり3,850円（税込）〜 |
| PDFデータ化（スキャンデータのメール送付） | 990円（税込） |
| 国内返送（レターパックライト） | 450円 |
| 海外発送（DHL・FedEx・EMS） | 3,300円（税込）＋送料実費 |
PDFデータ化・国内返送・海外発送は基本料金に含まれず、ご希望の場合に加算します。当事務所は日本国内での認証の取得を代行するもので、提出先で書類が受け付けられることを保証するものではありません。 公証人の手数料・送料などの実費は別にかかります。全体の流れはアポスティーユとは、料金はご利用料金をご覧ください。
無料見積り・相談フォーム／お電話：03-6303-1664（平日9:00〜20:00〈日本時間〉／土日祝は事前予約制）
参考（一次情報・出典）
- 外務省「申請書・委任状のダウンロード」（2026年9月18日更新）https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000550.html
- 外務省「アポスティーユ申請書・委任状」（令和8年1月更新版）https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000472868.pdf
- 外務省「申請手続きガイド 1 証明できる書類」（2026年9月18日更新）https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html
- 外務省「申請手続きガイド 2 申請の流れ」（2026年9月18日更新）https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html
- 外務省「申請手続きガイド 3 申請方法・必要書類」（2026年9月18日更新）https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000608.html
- 外務省「よくあるご質問」（2026年9月18日更新）https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000552.html
- 日本公証人連合会「外国文認証」https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_2
